De una reunión grabada a una lista de tareas con responsables

Actúa como asistente de reuniones.

Con la transcripción que pego al final, prepara:

1. Las decisiones que se tomaron, cada una en una frase.
2. Una lista de tareas con este formato: tarea, responsable, fecha límite.
3. Los temas que quedaron abiertos, sin decisión.
4. Un mensaje de 5 líneas para enviar a los asistentes con lo anterior.

Usa solo lo que se dijo en la reunión. Si una tarea no tiene responsable o fecha, escribe "sin asignar" o "sin fecha" en lugar de suponerlo. No atribuyas a nadie algo que no dijo.

Transcripción:
[pega la transcripción]

Antes y después

Antes. Alguien toma notas mientras intenta participar. Al terminar, las pasa en limpio de memoria, y lo que no se anotó se pierde. Días después nadie recuerda quién quedó en qué.

Después. La reunión queda transcrita, el prompt saca las decisiones y las tareas, y tú dedicas tu tiempo a revisarlas y enviarlas el mismo día.

Lo que cambia no es solo el tiempo. Cambia que las tareas salen de lo que se dijo, no de lo que alguien alcanzó a apuntar.

El flujo, paso a paso

1. Avisa de que vas a grabar. Antes de empezar, di que la reunión se graba y para qué. Si alguien no está de acuerdo, no grabes. En muchos lugares, grabar sin avisar puede traerte problemas legales, además de dañar la confianza.
2. Consigue la transcripción. Muchas aplicaciones de videollamadas la generan solas. Si la tuya no lo hace, puedes grabar el audio y transcribirlo después con una herramienta aparte.
3. Quita lo que no deba salir. Borra datos personales o confidenciales que no hagan falta para sacar las tareas.
4. Usa el prompt de arriba con la transcripción.
5. Revisa el resultado contra lo que recuerdas, sobre todo los responsables y las fechas.
6. Envía el mensaje a los asistentes ese mismo día.

Ejemplo de resultado

Ejemplo generado con Claude el 6 de octubre de 2026. La transcripción es inventada para la demostración.

Transcripción de partida:

Laura: Entonces lanzamos la campaña el 20, ¿estamos de acuerdo?
Andrés: Sí, el 20. Yo tengo los textos listos el viernes.
Laura: Perfecto. Marta, ¿las imágenes?
Marta: Necesito el logo nuevo para terminarlas. No sé quién lo tiene.
Andrés: Creo que lo tiene diseño, pero no estoy seguro.
Laura: Lo averiguamos. Y hay que definir el presupuesto de anuncios.
Marta: Yo propondría subirlo, pero habría que verlo con finanzas.
Laura: Lo dejamos para la próxima reunión.

Respuesta:

Decisiones

• La campaña se lanza el día 20.

Tareas

• Entregar los textos de la campaña. Responsable: Andrés. Fecha: viernes.
• Terminar las imágenes. Responsable: Marta. Fecha: sin fecha. Depende de recibir el logo nuevo.
• Averiguar quién tiene el logo nuevo. Responsable: sin asignar. Fecha: sin fecha.

Temas abiertos

• El presupuesto de anuncios. Marta propuso subirlo y se dejó para la próxima reunión; falta consultarlo con finanzas.

Mensaje para los asistentes

Hola. Resumen de la reunión: lanzamos la campaña el día 20. Andrés entrega los textos el viernes. Marta termina las imágenes cuando tenga el logo nuevo; falta definir quién lo consigue. El presupuesto de anuncios queda para la próxima reunión. Si algo no coincide con lo que entendieron, avisen.

Mira la tercera tarea. En la reunión, Laura dijo “lo averiguamos” y nadie se hizo cargo. El asistente no se lo asignó a ella por su cuenta: lo dejó “sin asignar”. Ese hueco es justo lo que conviene resolver antes de enviar el mensaje.

Por qué funciona

• Separa decisiones, tareas y temas abiertos. Son tres cosas distintas que en unas notas normales terminan mezcladas.
• Exige responsable y fecha. Una tarea sin dueño no la hace nadie. El formato obliga a ver cuáles están incompletas.
• No rellena huecos. “Sin asignar” es más útil que un nombre inventado, porque te muestra qué quedó sin cerrar.
• Te deja el mensaje hecho. El paso que más se aplaza después de una reunión es escribir el resumen.

Variaciones

Si la reunión fue larga, añade:

Agrupa las tareas por tema y pon primero las que tienen fecha más cercana.

Si solo tienes tus notas, cambia “la transcripción” por “mis notas” y añade:

Mis notas están incompletas. Señala lo que parezca faltar para poder preguntarlo.

Si es una reunión periódica, añade antes de la transcripción:

Estas eran las tareas pendientes de la reunión anterior. Dime cuáles se mencionaron como hechas y cuáles siguen abiertas:
[pega la lista anterior]

Errores comunes

• Grabar sin avisar. Es el error más serio y no es técnico. Avisa siempre.
• Fiarte de los nombres. Las transcripciones automáticas confunden quién habló y escriben mal los nombres propios. Revisa cada responsable.
• Pegar reuniones confidenciales. Si se habló de salarios, clientes o datos personales, piensa antes si esa conversación puede salir de tu empresa hacia un asistente.
• Enviar el resumen sin leerlo. El asistente no estuvo en la reunión. Tú sí.
• Confundir “se habló de” con “se decidió”. Si el resultado pone como decisión algo que solo se comentó, muévelo a temas abiertos.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con reuniones en varios idiomas?

Sí. Pega la transcripción tal como esté y añade “responde en español”. Revisa con más cuidado los nombres y las fechas.

¿Y si la transcripción es muy larga?

Divídela en partes y usa el prompt con cada una. Después pide: “une estas listas y elimina las tareas repetidas”.

¿Puede ponerles prioridad a las tareas?

Puede proponerla, pero la prioridad real depende de cosas que no se dicen en la reunión. Tómalo como borrador.

¿Sirve para clases o conferencias?

Para eso funciona mejor un resumen que una lista de tareas. Mira el prompt para resumir tus apuntes en una página.

Cuando tengas la lista, el siguiente paso es encajarla en tus días con el prompt para ordenar tu semana.